時間紀律 讓你告別忙亂

工作拖泥帶水,老是落後進度紐約市長彭博在史坦頓學院畢業典禮致辭時說,「即使你第一個到辦公室,最後一個離開,從來不請假,並不表示你比其他人更出色!」唯有提高時間運用效率,才是創造績效的王。           

撰文張志誠

 

早上進辦公室,收到公司最新的公告:「從今年開始,晉升主管者必須通過多益英語測驗。」開什麼玩笑!每天工作已經夠多了,哪有閒工夫去補習?或是早上才剛坐下,主管突然出現在眼前「小張,上週交代你要去客戶那邊提案,明天早上先跟我做一次預演。」上週?!客戶提案?!預演?!老闆什麼時候說過要提早做預演?相信上班族對「事到臨頭」、「火燒屁股」都不陌生,其實只要做好時間管理,你可以不必再過著提心吊膽的日子,還能讓自己提早完成工作,準時下班。

 

工作基因改造 1:向「拖延」的壞毛病宣戰


在學習時間管理前,必須先抓出拖累工作效率的元凶。其中,「愛拖延」是最常見的通病,主要成因是:

 

學生症候群:「如魚得水」管理顧問公司總經理洪家祥說,就像學生總是到考前1週才臨時抱佛腳,或是拖到寒暑假結束前夕才趕著寫作業,許多上班族也有這種壞習慣,拖到最後才動手處理,結果「管得了時間,就顧不了品質」。

 

吃軟怕硬:凡事挑簡單的先做。台北市專業秘書暨行政人員協會講師游美未舉例,早年她還是小秘書時,每次開跨部門工作協調會,她都先找最熟的部門主管敲時間,難搞的部門主管則拖到最後才聯繫,結果當然老是碰釘子,只好請那些較熟、較好商量的主管更改時間,等於一件事情做兩次。

 

漫無目標:洪家祥舉例,許多人常發下心願要學好英文,但是年復一年,遇到外國客戶時,還是嗯嗯啊啊,說不出一個完整句子。洪家祥說,那是因為只有「學好英文」的願景,卻沒有「1年後多益成績要考700分」這樣明確的目標,沒有目標就不會有計畫,自然就沒有行動,買了DVD回家學英語,第一天看前10頁,3個月後還是同樣看10頁。

 

此外,如果下班前工作尚未完成,許多人會告訴自己「明天再做吧!」「明天早上一定把這件事優先處理!」洪家祥提醒,要斬斷拖延的壞毛病,「今日事今日畢」是一定要貫徹的原則,今天能完成的工作絕不拖到明天,無論幾點都要做完。

 

工作基因改造 2:跑得快,更要跑對方向


「即使輸在起跑點,也要贏在加速度,」游美未說,「加速度」就是時間管理的訣竅。只要調整工作習慣,即使起跑的時候比別人慢一些,但還是有可能比其他人更早抵達終點。不過,工作要有效率,不僅要「跑得快」,還要「跑對方向」。許多人工作效率不彰,癥結就在於「沒搞清楚任務的具體要求」。

 

捷易通科技執行董事、文化大學秘書實務認證班專任講師周純如指出,在接到長官交派任務時,不能只說「Yes Sir!」還要進一步問清楚,「什麼時候要?」「完成的評定標準為何?」周純如說,許多上班族不習慣、也不敢在接到任務時,再去找主管問清楚任務的完成標準,結果不但沒達到主管的要求,還被貼上「欠缺溝通能力」的標籤。   

曾經長期擔任高階主管秘書的周純如說,「把事情做對」跟「做對的事」相比,當然後者比較重要。主管每天都很忙碌,交辦事情通常只是講大原則,因此上班族遇到主管交辦事情時,一定要牢記「徹底搞清楚任務」、「再三確認工作時程」、「定時和主管確認」。

 

首先,一定要確認主管對任務的要求,和你的理解是一樣的,如果一開始就理解錯誤,後面做得再勤快也是白搭。接著是確認主管要求任務何時完成。周純如有個學員,主管交代他寫開會用的報告,他也沒追問完成時間,沒想到當天下午,主管就跑來要報告。很多人的習慣是,接獲長官交辦的任務後,會把任務丟在一旁,先處理手邊正在進行的工作,等到有空再來做,這個學員也不例外,結果被急著要用報告的主管臭罵一頓。

 

她的學生就是因為沒問清楚主管交辦報告的完成時間,才會被下午急著要用報告 去開會的主管臭罵一頓。因此,一定要明確知道每件任務的完成期限,同時還要跟主管確認好,誰可以提供協助或資源。如果專案任務需要一段時間才能完成,周純如叮嚀別忘了定時向主管報告進度,並確認專案的進行方向有沒有修正,以免屆時又是做白工。

 

工作基因改造 3:用To Do List 規劃工作行程

 

通常每個上班族手上都有好幾件工作同時進行,每件事情都有截止時限(deadline),因此,事情一多就會手忙腳亂,這時候你需要一個輔助工具——To Do List(待辦事項清單)來幫忙。

 

游美未說,To Do List可以是簡單的表單,將手邊專案和例行工作,列出今天要完成的工作項目。早上一進辦公室後,就按照To Do List開始安排工作,完成一件就刪掉一件,午休過後再確認一遍,看看已做完哪些、還有哪些沒做,這樣不僅有成就感,也可調整下午的工作進度。切記,To Do List一定要註明完成期限,以便隨時提醒自己工作進度。

 

周純如建議,每天應提早10分鐘進辦公室,檢查當日的To Do List。等到下班前再檢視一遍,如果真的無法完成,就寫到明天的To Do List,讓每項工作保持進度。

 

To Do List的另一個功用,就是幫你善用零碎時間。不管是工作之間的空檔,或是臨時更改行程多出的時間,都很容易被浪費掉,通常不是花在喝咖啡就是閒聊。如果手邊有To Do List,看看有哪些待辦的工作,可以利用零碎時間,很快就處理完畢,這樣就不會讓時間白白溜掉。

 

工作基因改造 4:找出生理時鐘的黃金時段


工作效率牽涉到生理時鐘,通常到了每天工作的尾聲,也是工作效率最低的時段。周純如建議將一天的工作時間,依照效率高低分成4種時段:黃金時段、白銀時段、青銅時段、石頭時段。「黃金時段」用來處理當天To Do List中最重要的工作,「石頭時段」則用來處理一些不太需要動腦筋、或是重複性的行政工作。

 

大多數上班族的黃金時段,是每天早上的前2小時,可用來做比較高價值的規劃工作;接著是白銀時段,處理需要集中精神的工作。至於青銅時段,用來處理不需要太專注的行政工作;而工作效率最差的石頭時段,則用來處理每日固定的瑣碎事務。以周純如來說,每天下班前半小時是她的「石頭時段」,用來整理當天的檔案。

 

把性質相同的工作,集中在同一時段處理,也是提高效率的方法。例如游美未習慣將需要電話聯繫的工作,集中在特定時段,一次把電話全打完,其他時段就不需分心打電話了。

 

工作基因改造 5:輕重緩急不分,等著被修理


上班族每天總有忙不完的事,除了固定安排的既定工作外,還會冒出各種突發狀況需要處理,打亂原有的工作計畫。既然無法避免突發狀況的發生,那就只能判斷事情的輕重緩急,決定優先處理順序,而不是事情來了就處理。

 

時間管理術中,有個比喻經常被引用:有一個瓶子,旁邊有一些石頭、碎石和細沙,剛好可以把這個瓶子裝滿,你會從哪個開始裝起?石頭、碎石還是細沙?游美未解釋,石頭代表「重要且緊急」的工作,碎石代表「緊急但不重要」的事情,細沙則代表「不重要也不緊急」的瑣事。如果先放進石頭,再放進碎石,最後再放入細沙,細沙自然會填滿石頭與碎石間的空隙,而這些空隙也就是零碎的時間。

 

反之,如果先放細沙,再放碎石,最後才放石頭,水肯定會溢出瓶子,代表事情絕對做不完。因此,利用四個象限原則,將事情按照「重要不重要」、「緊急不緊急」進行分類,是每個上班族都該學會的做事方法。

 

工作基因改造 6:懂得找人幫忙 也要懂得說不


不過,即使能分清輕重緩急,有時還是身不由己,被迫先去做「不重要也不緊急」的事。游美未說,許多辦公室菜鳥,不敢拒絕來自各方的要求,今天要你去幫忙理貨,明天請你去列印文件,每天都有各種老鳥不想做的瑣事落到菜鳥頭上。面對各方的「盛情邀約」,游美未說,如果心有餘力不足,就要坦白跟對方解釋,例如另一個主管要你限時完成某件事,相信同事也能體諒。千萬不要泥菩薩過江,份內工作都忙不完,還跑去幫別人。

 

要懂得說不,也要懂得找人幫忙。當你接到專案任務時,最好先問主管,誰可以來幫忙,不要一個人埋頭苦幹。如果真的是重要專案,就不要跟同事說「這只是件小事,要請你幫忙」或「這件事沒什麼,等你有空再幫我做」。當然,事後別忘了有所回報,否則下次就沒人再幫你忙了。

 

 

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